Bij een orkest zonder dirigent lopen de mensen weg. We staan er lang niet altijd bij stil, maar dat geldt ook voor documenten. Klanten lopen namelijk weg als er geen structuur in een document aanwezig is en er in chaos gecommuniceerd wordt. Hoe dat beter kan?

In de vorige blog heb ik al een oproep gedaan om in ieder geval in duidelijke taal te communiceren, zodat klanten je beter begrijpen. Dat is een begin, maar er is veel meer. Net zoals een dirigent een partituur nodig heeft, het muziekstuk op papier met daarop alle afzonderlijke partijen, heeft een bedrijf voor documenten ook sturing nodig om het voor klanten goed te laten klinken. Improviseren mag, maar het stuk, de uitvoering, moet wel herkenbaar blijven.

Documentpartituren zijn van groot belang

Daarmee bedoel ik dat er allerlei soorten documenten zijn met vaste indelingen. Denk aan offertes, leveringsovereenkomsten, contracten, juridische documenten, opzeggingsbrieven, projectafspraken, evaluatierapporten en nog heel veel meer. Maar nu is de kritische vraag: heeft iedereen de bladmuziek voor zich, of is iedereen zijn of haar eigen muziek aan het spelen?

Wat er mis kan gaan?

Door te veel eigen invulling kan misschien net een belangrijk ‘refrein’ vergeten worden. Stel dat iemand vergeet om de juiste AVG-voorwaarden in een verwerkingsovereenkomst mee te nemen. De risico’s kunnen dan enorm zijn. Of dat iedere accountmanager zijn of haar eigen manier heeft om een offerte op te stellen. Belangrijke informatie voor de klant kan vergeten worden, waarmee kansen op zakelijk succes zullen afnemen. Het kost business.

Een goede documentdirigent als oplossing

Met een goede 'dirigent' beloof ik alvast dat documenten veel mooier gaan klinken. Een groot gedeelte van de dagelijkse documenten bestaat namelijk uit terugkerende tekstblokken in een vaste indeling. Toch wil de klant altijd persoonlijk aangesproken worden en als het ware op de voorste rij zitten voor de beste klantervaring.

Improviseren mag, zolang het maar goed blijft klinken

Het is voor heel veel kantoormedewerkers uitermate fijn als ze weten welke onderdelen thuishoren in een bepaald type document. Dat er een structuur is waarover van tevoren goed is nagedacht. Dit levert het op:

• gemak, eenvoud en snelheid om tot professionele documenten te komen
• meer controle zodat kostbare fouten voorkomen worden en niets over het hoofd gezien wordt
• duidelijke en begrijpelijke klantcommunicatie, omdat over de documentpartituur beter nagedacht is
• een heldere structuur met voldoende ruimte voor eigen interpretatie en aanvullende teksten

Klonk het goed en was het duidelijk?

Graag help ik je verder om samen met jou de mooiste documentpartituren te maken en valse noten te voorkomen.

Ria Oskam Telefoonnummer: 033 – 461 21 11 of e-mail naar info@ro-it.nl