Documentmaatwerk in de praktijk: Calculatie & Offertes

01

Onlangs werd ik benaderd door Acto Informatisering, die voor de uitbreiding van haar bedrijfssoftware een handige tool zocht voor het opmaken van documenten, mét gebruik van de data uit de Acto-software. Met deze vraag begon een intensieve samenwerking tussen RO-iT en Acto. Het is tevens ook een mooie praktijkcase: hoe twee IT-organisaties elkaar kunnen versterken en samen een tijdbesparende en professionele oplossing kunnen bouwen.

De uitdaging

Acto levert al geruime tijd calculatiesoftware aan installatiebedrijven en technische dienstverleners. De cijfers die deze software genereert, moeten geëxporteerd kunnen worden naar allerlei documenten, zoals offertes en projectvoorstellen. De huidige exportfunctionaliteit was erg complex, de documenten konden professioneler en het proces was tijdrovend.

De oplossing

RO-iT heeft een maatwerkoplossing ontwikkeld waarbij de gegevens uit de Acto-software via XML automatisch en volgens de huisstijlregels worden ingevoegd in een Word-document. Hierdoor kunnen de gebruikers van de Acto-software eenvoudig begrotingen, offertes en projectvoorstellen naar klanten sturen. Professioneel, uniform en in de eigen huisstijl.

“RO-iT heeft voor ons eenvoudige en gebruiksvriendelijke modellen gemaakt, met als resultaat dat onze klanten nu met één druk op de knop een mooie begroting in Word kunnen presenteren, geheel in hun eigen huisstijl”

Vincent Lauret, business consultant, Acto Informatisering BV

Deze oplossing levert de klanten van Acto een enorme tijdsbesparing op. En zorgt daarnaast voor meer uniformiteit tussen documenten. Standaard tekstblokken voorkomen dat iedere gebruiker commerciële teksten voor iedere klant opnieuw moet formuleren. Veelgebruikte en vaak grotendeels standaard teksten worden nu eenmalig correct vastgelegd. Gebruikers kunnen deze tekstblokken eenvoudig invoegen in hun document. Behalve dat de tekstblokkenfunctie tijd bespaart, voorkomt gebruik van tekstblokken dus ook fouten. Het resultaat: professionele en uniforme documenten.

Wat is er geleverd?

RO-iT levert Documentor Light als oplossing. Dat is een invoegtoepassing voor Word die een brug vormt tussen de bedrijfssoftware van Acto en Microsoft Word. RO-iT ondersteunt de klanten van Acto bij de implementatie van deze oplossing. Een nieuwe manier van werken vraagt immers de nodige aandacht. Vóór de uitrol ontwikkelt RO-iT professionele modellen en leert applicatiebeheerders de technieken om deze te onderhouden en nieuwe te ontwikkelen. “Hoe maak je een nieuw model, hoe voeg je een tekstblok in, hoe zorg je ervoor dat iets slechts eenmalig ingetypt hoeft te worden?” Daarnaast heeft ze er ook voor gezorgd dat gebruikers de juiste instructie kregen en de voordelen ervan inzagen. Ze weten nu precies hoe de software werkt en wat ze ermee kunnen. Dat is wat het verschil maakt.

Elkaar versterken?

Zie jij ook mogelijkheden om jouw IT- of andere oplossing te professionaliseren? Ik kom graag met je in contact om te kijken of en hoe we elkaar kunnen versterken. Ria Oskam, telefoonnummer: 033 – 461 21 11 of e-mail naar info@ro-it.nl.


Over Acto Informatisering B.V.

Acto Informatisering levert een complete oplossing op het gebied van service- en projectmanagement. Processen van calculatie tot en met facturatie, maar ook planningstools, portalen om klanten te informeren, handige apps, managementinformatie en business intelligence. Daarnaast leveren zij ook deeloplossingen, zoals calculatiesoftware en servicemanagement-oplossingen.

Wilt u ideeën en/of wensen bespreken?

Bel mij terug