Of een IT-verandertraject een feestje wordt, heeft u deels zelf in de hand. De gewenste verandering blijft vaak achterwege als de menselijke factor onderbelicht blijft, al zijn de bedoelingen goed en is de nieuwe software prachtig. In deze blog geef ik enkele praktische tips om uw medewerkers mee te krijgen in veranderprocessen.

Organisaties veranderen niet, mensen wel

U kunt er beter niet op vertrouwen dat de organisatie verandert door nieuwe software of een andere innovatie, als medewerkers onvoldoende betrokken worden bij de verandering. Waarom niet? Omdat mensen van nature nu eenmaal niet houden van verandering! Iedereen heeft minstens één collega die bij iedere verandering aangeeft dat het al jarenlang goed gaat zonder, en dus ook goed zal blijven gaan zonder. Daarom deze vijf praktische tips:

1. Betrek gebruikers vanaf de start van het IT-verandertraject

Plotseling met een verandering geconfronteerd worden, daar houden de meeste mensen niet van. De hakken gaan in het zand. Zorg er daarom meteen bij de start van een IT-verandertraject voor dat er een 'meedenk'-gebruikersgroep komt die een afspiegeling vormt van de afdelingen die met de verandering te maken krijgen. Die gebruikers werken mee aan de beste oplossing en vergroten als 'ambassadeurs' het draagvlak voor de verandering. Kies daarbij niet alleen voor de huidige powerusers: de nieuwe IT-oplossing is immers voor iedereen nieuw. Zorg ook dat het management al meteen laat zien en horen dat het achter de veranderingen staat, zodat het belang voor iedereen duidelijk is.

2. Onderzoek wat ‘succes’ voor ieder inhoudt

Onderzoek wanneer gebruikers de verandering een succes vinden. Dat is niet voor iedere gebruiker gelijk. Voor de een is het IT-verandertraject een succes als de verandering tijd bespaart, voor een ander lost het een jarenlange ergernis op en voor weer een ander biedt het een kans om meer betrokken te raken bij management, productontwikkeling of marketing. Succes heeft vooral te maken met persoonlijk voordeel voor de individuele gebruiker. Pas als dat voordeel duidelijk is, gaan mensen bewegen.

3. Inventariseer het huidige kennis- en vaardigheidsniveau

IT-verandertrajecten beogen een andere manier van werken met de digitale middelen binnen de organisatie. Daarom is het belangrijk vroegtijdig te inventariseren hoe medewerkers in verschillende functies, op verschillende niveaus en van verschillende leeftijden de huidige digitale middelen gebruiken. Als het gat tussen het huidige kennis- en vaardigheidsniveau en de IT-oplossing te groot is, heeft een gebruiker te weinig voordeel bij de implementatie van de nieuwe IT-oplossing. Misschien moeten gebruikers op een bepaald basisniveau gebracht worden om de volgende stap te kunnen maken.

4. Organiseer gebruikersopleidingen of workshops

Iedere gebruiker moet afhankelijk van zijn kennis- en vaardigheidsniveau leren werken met de nieuwe oplossing. Voor gebruikersopleidingen of workshops kunt u terecht bij de leverancier, maar het kan ook anders. Het groepsgevoel krijgt een extra stimulans als eigen medewerkers of powerusers de interne trainingen of workshops geven. De leverancier zorgt voor een goede voorbereiding vooraf voor deze trainers. Interne trainers kunnen extra aandacht geven aan functionaliteit die binnen de organisatie van belang is, en daarmee het individuele nut voor de werkplek nog beter duidelijk maken. Met als resultaat meer diepgang en vooral meer acceptatie door gebruikers. Bovendien kunnen zij naderhand ondersteuning bieden.

5. Blijf controleren, communiceren en houd aandacht

Het is misschien wel de grootste valkuil: denken dat de verandering bereikt is als iedereen opgeleid is. Maar nu begint het pas. Verandering draait om het doorbreken van jarenlange patronen. Anders werken kan weer in het gedrang komen als traditionele werkpatronen blijven bestaan. Heb aandacht voor de werkwijze van gebruikers, blijf testen en onderzoeken in de praktijk, blijf in gesprek over de geïmplementeerde oplossing, verzamel feedback en blijf resultaten van je feestje communiceren door successen te delen in een interne nieuwsbrief. Denk daarbij aan de definities van 'succes' die je bij 2 verzameld hebt.

Zin in een IT-veranderfeestje?

Ik denk graag mee over de voorbereiding van gebruikers op een IT-verandering. Als u een feestje wilt maken van het vereenvoudigen van documentprocessen en het verbeteren van een professionele uitstraling in uw organisatie, neemt u dan contact op met Ria Oskam: 033 – 461 21 11 of info@ro-it.nl