Intelligente modellen: sneller en slimmer akten maken

Vanaf januari 2020 kun je gebruikmaken van een uniek product voor de notarispraktijk: Intelligente modellen van RO-iT en PraktijkGenerator.

01

RO-iT en PraktijkGenerator hebben de handen ineengeslagen om een product te maken dat de kennis en ervaring van jouw praktijk combineert met de efficiëntie van Documentor, de slimme en snelle documentoplossing van RO-iT. PraktijkGenerator biedt 15.000 modellen, ontwikkeld op verzoek en in overleg met heel veel notariskantoren. Van die modellen zijn nu een flink aantal 'intelligent' geworden. Met intelligente modellen genereer je de tekst voor een notariële akte in veel minder tijd, door antwoord te geven op vragen in het taakvenster van PG Model op het scherm van Word.

Jouw antwoorden zorgen ervoor dat:

  • je interactief de verwijzing krijgt naar het juiste model voor de akte die je moet opstellen, met de mogelijke varianten
  • overbodige tekstvarianten uit de akte verwijderd worden, een precisiehandeling die tijdrovend en foutgevoelig is
  • tekst die je intypt, op alle posities wordt ingevoegd waar die hoort
  • getallen automatisch in tekst worden uitgeschreven met de juiste notatie, met de arabische cijfers tussen haakjes erachter.

Overigens: ook als je geen notaris bent, kan RO-iT ervoor zorgen dat je complexe documenten sneller en slimmer produceert aan de hand van een vraag-antwoordspel. Lees meer bij Ook voor andere sectoren.

02

Hoe ga je te werk?

Aan de hand van de vragen in het routemodel kies je het model dat de juiste varianten bevat voor de akte die je wilt maken. Je opent het model en schakelt het tabblad PG model in.

tabblad PG Model

Met de knop Intelligente modellen start je de vragen in het taakvenster. Eerst typ je hier de kantoorgegevens en de documentspecifieke gegevens in. Vervolgens beantwoord je de vragen die bepalen welke tekstvarianten in de akte opgenomen moeten worden.

Hieronder zie je het effect van de antwoorden op de tekst in het document. De tekst die niet past, is doorgehaald maar nog wel zichtbaar, omdat de optie Antwoorden markeren aan staat. Je kiest daarvoor als je een vraag nog niet (met zekerheid) kunt beantwoorden. Gemarkeerde vragen blijven verschijnen totdat je ze (definitief) beantwoordt.

Pas als je de 'intelligentie' verwijdert, wordt alle tekst verwijderd die niet past.

Je ziet ook dat de waarden die rechts in het taakvenster ingetypt zijn, in het document uitgeschreven worden, met de cijfers tussen haakjes erachter.

Terwijl je vragen beantwoordt, kun je alle functies van Word gewoon gebruiken. Als je dat wilt, kun je afwisselend vragen beantwoorden in het taakvenster en je document handmatig aanpassen.

Zo blijf je steeds 'de baas' over je document. 

03

Hoe rond je de akte af?

Heb je alle stappen doorlopen, dan klik je op de knop Alle intelligentie verwijderen om het vraag-antwoordhulpmiddel uit het document te verwijderen. 

Met F11 of de knoppen Volgende veld en Vorige veld kun je nog naar posities in het document springen waar handmatige invoer gewenst is. Zodra je tekst intypt, verdwijnen de stopcodes .

Nadat de tekst compleet is, rond je de akte af zoals je dat gewend bent, bijvoorbeeld door de tekst in te plakken onder de comparitie uit jouw notariële softwarepakket.

04

Antwoorden overnemen in Engelstalig model

De Praktijkgenerator biedt ook Engelstalige modellen. En soms is één en hetzelfde model zowel in het Nederlands als in het Engels beschikbaar.

Als je van een Nederlandstalige akte ook een Engelstalige versie nodig hebt, kun je de 'intelligentie' overnemen. Met de knop Antwoorden verwerken in Engelse akte zorg je met enkele muisknoppen voor een gedownload Engels model waarin dezelfde keuzes zijn gemaakt en dezelfde invoer is opgenomen. Dat spaart tijd en voorkomt verschillen!

05

Wil je meer weten?

Op de website van PraktijkGenerator vind je een filmpje met uitleg over de intelligente modellen van PraktijkGenerator en RO-iT. Heb je vragen over de modellen van PraktijkGenerator, De Modellenbank voor het Notariaat, raadpleeg dan de veelgestelde vragen.

06

Wat kost het om met de intelligente modellen te werken?

PraktijkGenerator werkt met abonnementen. Voor een vast bedrag per maand kun je dan modellen downloaden. Wil je met de intelligente modellen werken, dan zorgt RO-iT voor de aansluiting: de invoegtoepassing voor Word. Daar zijn voor abonnees van PraktijkGenerator geen licentiekosten aan verbonden.

Heb je geen abonnement op PraktijkGenerator, dan betaal je per gedownload model. Zonder abonnement betaal je daarnaast aan RO-iT licentiekosten voor de 'intelligentie', de invoegtoepassing voor Word.

Inmiddels werken al meer dan 100 notariskantoren met de intelligente modellen van PraktijkGenerator en RO-iT. Met het gebruik komen heldere nieuwe ideeën en verbeterpunten naar voren, wat wij van harte toejuichen. Op basis van de inbreng van gebruikers ontwikkelt RO-iT verbeteringen en nieuwe functionaliteit. Via updates worden deze kosteloos beschikbaar gesteld aan alle abonnees.

Met vragen over de (inhoud van de) modellen kun je terecht bij Luutzen Tamminga: luutzen.tamminga@praktijkgenerator.nl of 06 52 36 12 49.
De aansluiting kost het notariskantoor weinig tijd en moeite. Heb je vragen over de aansluiting of de invoegtoepassing, neem dan gerust contact op met Ria Oskam van RO-iT.

07

Ook voor andere sectoren

Ben je werkzaam in een andere sector dan het notariaat, maar werk je wel veel met standaard tekstfragmenten voor documenten die 'op maat' gemaakt worden voor iedere klant? Bijvoorbeeld offertes, adviezen, contracten of productdocumentatie?

RO-iT's Documentor biedt je daarvoor een solide basis. Documentor automatiseert je huisstijlopmaak, zodat je daar geen werk meer aan hebt. In overleg ontwikkelt RO-iT vraag-en-antwoordreeksen op maat. Daarmee kun je documenten genereren aan de hand van vragen in het taakvenster, zonder uit je hoofd te weten welk tekstfragment precies bij welk antwoord hoort.

Daarnaast beschikt Documentor optioneel over een tekstblokkenfunctie. Daarmee vul je documenten flexibel aan met tekstblokken die je op iedere positie kunt invoegen. Deze tekstblokkenfunctie werkt ook voor documenten die je handmatig maakt.

Voor een demonstratie en/of meer informatie neem je vrijblijvend contact op met Ria Oskam.

Wilt u ideeën en/of wensen bespreken?

Bel mij terug