EHDO, Eerste Hulp bij Document Opmaak
Je zou denken dat alle techniek en middelen aanwezig zijn om slim, effectief en creatief met documenten om te gaan. Toch zie ik in de dagelijkse praktijk veel medewerkers van bedrijven worstelen met het maken van professionele documenten. De gevolgen; hoge kosten, onnodige tijdsbesteding en ontevreden, improductieve medewerkers!
Maar hoe verleen je dan eerste hulp? Want het onderwerp ‘documenten’ is breed en raakt elke collega, op elke afdeling in de organisatie.
Eerste hulp begint op de werkvloer
Als je als IT manager of Informatie manager echte verandering en verbetering voor documentcreatie op de werkvloer wilt krijgen dan begint de eerste hulp bij het doen van een uitgebreid onderzoek en een uitgebreide inventarisatie.
Dat betekent dat het duidelijk moet zijn welk type documenten op een afdeling gebruikt worden en hoe hier in de organisatie mee wordt omgegaan. Zijn de documenten waarde gevoelig bijvoorbeeld, welke rol spelen ze precies? Pas dan kan een goede diagnose worden gegeven om de documenten ook echt ‘beter’ te maken.
Mogelijke diagnoses
Ervaring leert dat het de moeite loont om echt goed naar alle documentprocessen, van creatie tot opslag, te kijken. De inventarisatie kan bijvoorbeeld de volgende inzichten opleveren:
• We hadden veel eerder moeten ingrijpen
Een confronterende diagnose kan zijn dat er jarenlang op een onnodige manier gewerkt is en er documenten aangemaakt werden die niet of nauwelijks waarde voor de organisatie of klant toevoegen.
• Onduidelijke hiërarchie en opslag
Veel vaker zit het probleem in het symbolisch niet begrijpen van het ziektebeeld. Door teveel benamingen van documenten, een complexe hiërarchie en onduidelijke opslag worden eerder gecreëerde documenten niet snel teruggevonden.
• Er is veel meer kennisoverdracht noodzakelijk
Onderzoek onder collega’s kan duidelijk maken waar de echte pijn zit. Het is zeker niet ondenkbaar dat Office applicaties op dit moment maar voor een beperkt percentage gebruikt worden. Denk daarbij aan het snel kunnen invoegen van tekstblokken, het maken van een goede PowerPoint presentatie of misschien wel het automatisch nummeren van documenten. Lang niet iedere medewerker zal over deze kennis beschikken, terwijl het wel de eerder genoemde nadelige gevolgen sterk beperkt.
Meer weten over eerste hulp bij documentopmaak?
Ik verleen je graag eerste hulp door met elkaar in gesprek te gaan of samen een plan voor een goede inventarisatie te maken.
Ria Oskam
Telefoonnummer: 033 – 461 21 11 of e-mail naar info@ro-it.nl