Het is vanuit eigen praktijkervaringen dat ik deze oproep doe. Misschien denk je in eerste instantie dat aandacht voor professionele documenten geen topprioriteit is. Maar met twee praktijkervaringen wil ik laten zien dat bedrijven een groot risico lopen als ze hier te weinig aandacht aan geven.

Praktijkervaring 1: Het kopen van een huis

Niet zo lang geleden zat ik trots bij de notaris, voor het ondertekenen van de koopakte. Dat is voor ieder mens een groot waardevol moment in je leven. Ook voor mij. Toch werd ik niet blij toen ik de koopakte onder ogen kreeg. Een slechte opmaak gaf mij geen vertrouwen. Het onplezierige “klopt alles wel gevoel” bekroop mij. Vooral omdat het gaat om het document wat letterlijk de grootste waarde in mijn leven vertegenwoordigt. Iets meer professionaliteit had ik wel verwacht, voor deze grote stap in mijn leven.

Maar waarom is dit nu belangrijk? Ik denk dat ‘de eerste indruk’ voor elke organisatie bepalend is waarom klanten met hen zaken doen. Want ook de notaris krijgt concurrentie, zelfs vanuit de onverwachte hoek van de HEMA. Nee, daar koop je niet meer alleen rookworsten, maar je kunt er ook voor een testament of samenlevingscontract terecht. Dat is waarom professionele documenten belangrijk zijn. Businessmodellen veranderen, je kunt je met professionele documenten onderscheiden, de klant een goede klantervaring geven en vooral de klant aan je binden.

Praktijkervaring 2: Begeleiden we generatie Z voldoende?

Dit is wat ik ook vaak bij klanten tegen kom: Zeker bij de nieuwe generatie Z wordt er vaak van uitgegaan dat ze zijn opgegroeid met de computer. Daarom zouden ze geen instructie nodig hebben over hoe ze op een goede en efficiënte wijze met applicaties, bijvoorbeeld Microsoft Word, kunnen werken. Maar is dat wel zo? Of is het resultaat dat er veel onnodige tijd verspild wordt aan de opmaak van documenten? Daarnaast zie je dat het juist door online samenwerken eenvoudiger geworden is om in één document met elkaar samen te werken. Maar hanteert iedereen dan wel dezelfde werkwijze of levert het juist onderlinge discussies op? Wil je professioneel corresponderen, dan zal je op een of andere manier daar toch afspraken over moeten maken of aanvullende trainingen moeten geven. Er zijn oplossingen om veel verschillende interpretaties, grotere kansen op fouten, inefficiënte werkprocessen en slecht opgemaakte documenten te voorkomen. Bijvoorbeeld door je als organisatie te onderscheiden met goede templates, vaste tekstblokken en net iets meer interne begeleiding. Vooral je klanten zullen er blij van worden.

Is het tijd voor professionaliteit?

Die vraag kan je zelf het best beantwoorden. Neem contact met mij op als ik kan helpen of lees deze aanvullende blog.

Ria Oskam Telefoonnummer: 033 – 461 21 11 of e-mail naar info@ro-it.nl