Heb je de hele dag je e-mail open staan en voel je dagelijks de druk van het altijd maar moeten beantwoorden van vragen? Als dat het geval is dan heb je weer zo’n dag waarbij je niet gedaan hebt wat je van plan was.
Herkenbaar? Sluit dan je e-mail af en lees dit bericht:
Zes praktische tips
Deze zes praktische tips lijken in sommige gevallen misschien wat ‘open deuren’. Toch is e-mail voor heel veel mensen nog steeds de grootste tijdsverspilling. Vandaar dat je deze zes tips ook mag delen met je collega’s, want dan worden het er in ieder geval minder. Dit zijn ze:
Tip 1: Stop zelf de e-mail overconsumptie
Het is net als met eten. Doe het niet te vaak, want daar word je ziek en misselijk van. Dus gewoon twee, maximaal drie keer per dag. Stel dat iedereen dat zou doen, dan zouden we allemaal veel meer aan het werk zijn. Best een interessante gedachte om eens beter bij stil te staan.
Tip 2: Denk na over alternatieven
Het is namelijk zo dat een e-mail sturen vaak een kettingreactie creëert. Zeker in de gevallen dat je het zo belangrijk vindt om iedereen in cc. te zetten. Voor je het weet geeft iedere betrokkene een tegenreactie waar je weer op moet antwoorden. Bellen mag dus ook, of gewoon samenwerken in een cloudomgeving.
Tip 3: Begin de dag met iets anders
Het is echt een stuk efficiënter als iedereen eerst zou beginnen met zijn of haar dagelijkse takenlijst. Juist bij het opstarten van de dag is het beter om je tijd en energie te besteden aan zaken die jij kunt bijdragen aan het bedrijf waarvoor je werkt.
Tip 4: Denk in een beperkt aantal bakjes
De structuur bepaal je natuurlijk zelf, maar het moet vooral werkbaar blijven en niet te complex zijn. Daar waar we in het analoge tijdperk alles in mappen deponeerden, kan dat digitaal nog steeds. Je kunt kiezen voor ‘to do’, ‘archief’ of ‘naslagwerk’, maar natuurlijk ook de e-mails slepen naar een projectmap waar je mee bezig bent. Hoe meer mappen, hoe groter de kans dat een e-mail in de verkeerde map belandt. Er zijn ook mensen die gewoon vertrouwen op de zoekfunctie van het mailprogramma waar zij mee werken.
Tip 5: Zorg voor duidelijke e-mail onderwerpen of label ze
Door uniformiteit te houden in je benamingen en onderwerpregels, bijvoorbeeld bij het uitgeven van emailnieuwsbrieven of het versturen van je facturen, zijn ze veel sneller te categoriseren en terug te vinden.
Tip 6: Ruim op wat je hebt afgehandeld
Het is sowieso goed om eenvoudige e-mails waar een snel antwoord op mogelijk is als eerste weg te werken. Maar heb je nu deze berichten zelf nog in je e-mail inbox staan? Waarschijnlijk zitten er wel een paar tussen, waardoor het lijkt dat je nooit rust in je hoofd krijgt.
Meer voor de volgende keer
Want er is nog iets waar veel bedrijven zich niet van bewust zijn. Namelijk dat de huisstijl, de manier van communiceren, de ‘tone-of-voice’ en nog heel veel meer onder druk zijn komen te staan sinds we e-mail hebben. Nog niet zo lang geleden werd er veel meer nagedacht over alles wat met correspondentie te maken heeft. Dat kan beter en het hoe ga ik je in een volgende blog vertellen.
Nu al meer nieuwsgierig?
Ria Oskam Telefoonnummer: 033 – 461 21 11 of e-mail naar info@ro-it.nl.