Er zijn een aantal heel belangrijke zaken die sinds de komst van e-mail sterk onder druk zijn komen te staan. Waarschijnlijk omdat het in de dagelijkse afhandeling van het vele e-mailverkeer gewoon niet de juiste aandacht heeft gekregen. Elke dag verbaas ik mij, omdat er iets vergeten wordt wat enorme gevolgen heeft.

Verkeerde aandacht!

Om maar met de deur in huis te vallen: Kantoormedewerkers krijgen wel instructie om hun e-mailhandtekening aan te passen, maar aan alles wat vooraf gaat aan die handtekening wordt niet of nauwelijks aandacht gegeven. Terwijl iedereen het met mij eens zal zijn dat de inhoud toch echt het allerbelangrijkste is. Best merkwaardig. Sinds de komst van e-mail zijn huisstijl, de toon en de manier van communiceren steeds meer onder druk komen te staan. Er wordt mijns inziens te weinig nagedacht over alles wat met correspondentie en professionele communicatie te maken heeft. Omdat het gemak van e-mail en de snelheid ervan klaarblijkelijk hebben gewonnen van zorgvuldigheid en professionaliteit. Dat heeft een behoorlijke keerzijde.

De gevolgen

Het wiel wordt heel vaak opnieuw uitgevonden, omdat er onbekendheid is over bestaande teksten die prima hergebruikt kunnen worden. Er is geen uniformiteit; medewerkers gebruiken allemaal andere woorden en benamingen en hebben andere schrijfstijlen. De kans op fouten wordt vele malen groter, denk alleen maar aan wettelijke of juridische reglementen die zomaar aangepast kunnen worden. En, wie heeft er nooit een e-mail verzonden zonder vooraf goed na te denken? Waarschijnlijk heeft het te maken met het idee dat we steeds sneller moeten reageren op een steeds groter wordend aantal berichten in de e-mailinbox. Terwijl e-mail af en toe best wel eens even zou mogen wachten. Zie hiervoor ook mijn vorige blog.

Wat is dan het antwoord?

De echte aandacht moet natuurlijk gaan naar de inhoud van een e-mail. Door het hebben van gestandaardiseerde tekstblokken -voor bijvoorbeeld Microsoft Outlook en Microsoft Word voorkom je dat medewerkers in eigen bewoordingen van alles aan het overtypen zijn. Richting klanten ben je veel eenduidiger en professioneler. Daarnaast worden vooral ook heel veel onnodige, soms kostbare, fouten voorkomen.

Zowel persoonlijke als bedrijfsbrede tekstblokken en sjablonen kunnen worden opgeslagen. Bij voorkeur op een centrale plek, zodat deze niet corrupt of kwijt raken. Vergeet dus niet om ook te investeren in tools die jouw e-mailberichten inhoudelijk op het allerhoogste niveau brengen. Gewoon, omdat je hiermee uiterst onderscheidend naar klanten bent.

Interesse?

Als je vindt dat e-mailberichten zouden moeten zijn als een verzorgde professionele brief met een goed doordachte structuur neem dan contact met mij op. Natuurlijk mag je mij een e-mail sturen. Maar bellen gaat sneller.

Ria Oskam