De manier waarop collega’s onderling, maar ook met klanten samenwerken is vooral door cloud ontwikkelingen in korte tijd sterk veranderd. Heeft dat nu zoveel voordelen gebracht of zijn er ook situaties denkbaar waar neveneffecten te bespeuren zijn. Laten we maar eens beginnen met het positieve nieuws van online samenwerken:

Gezamenlijke online creativiteit

Dat je met collega’s in één onlineapplicatie kunt werken, altijd de laatste versie hebt en onafhankelijk van je werkplek met elkaar kunt samenwerken lijkt alleen maar voordelen te hebben. Vooral als het gaat om activiteiten waar veel gezamenlijke creativiteit bij komt kijken. Misschien moet er wel met z’n allen een mooie presentatie worden gemaakt of kan je samen veel sneller en efficiënter een rapport opleveren of succesvol aan een project werken. De link van de cloud applicatie kun je zelfs naar externe organisaties sturen, zodat medewerkers van klanten of andere bedrijven ook met je mee kunnen denken.

Resumerend, online samenwerken versnelt de onderlinge creativiteit en is een fijne manier om samen iets te realiseren. Eens?

Of is online samenwerken soms gezamenlijke complexiteit?

Anders wordt het als het plotseling gaat om documenten die wat kritischer zijn. Er zijn nu eenmaal documenten waar niet zoveel aan gerommeld of geschaafd mag worden. Bijvoorbeeld documenten die letterlijk waarde hebben, zoals een pensioenpolis, een hypotheekakte of gerechtelijk stuk. Dan kunnen er ineens interessante uitdagingen ontstaan wanneer blijkt dat digitale documenten over en weer ter correctie toegezonden worden.

Problemen met ‘retour afzender’

Wat ik in de praktijk ervaar is dat het online samenwerken ook een keerzijde heeft. Zo zie ik allerlei wet-en-regelgeving van juridische kantoren naar klanten gaan, waar klanten vervolgens wijzigingen op aanbrengen en er bij ‘retour afzender’ plotseling blijkt dat de hele lay-out weg is. Of erger nog, dat er wettelijke bepalingen of voorwaarden compleet verdwenen zijn. Daarnaast resulteert deze vorm van online samenwerken nog weleens in de onduidelijkheid van wie het document nu eigenlijk is. Zeker als zowel de organisatie als de klant in de chaotische mix geen enkele huisstijl of template meer herkennen.

Kan online samenwerken beter?

Dat blijft allereerst een mensenkwestie, maar begint wel met je af te vragen of het altijd raadzaam is om iedereen het recht te geven om documenten te wijzigen. Zeker in bedrijven waar waardevolle documenten onderdeel van het primaire proces zijn en er met deze documenten dus geld verdiend wordt, zijn dit dure en tijdverslindende aangelegenheden en zou het handig zijn om niet iedereen online de functie ‘edit’ te geven.

Mocht je herkennen dat het online samenwerken soms resulteert in documenten die je eigenlijk niet onder ogen wilt krijgen, dan is het goed te weten dat er tools zijn die online samenwerken in documenten verbeteren of ervoor kunnen zorgen dat documenten weer snel te herstellen zijn in de gewenste vorm.

Meer weten?

Een start voor een mogelijke samenwerking begint online, maar bellen mag ook.

Ria Oskam Telefoonnummer: 033 – 461 21 11 of e-mail naar info@ro-it.nl