Document dramatiek of niet
Op het gebied van kantoorautomatisering heeft er de afgelopen periode behoorlijk wat plaats gevonden. Zo zijn steeds meer applicaties de cloud in gegaan en zijn medewerkers onderling anders gaan samenwerken.
Maar hebben al die digitale ontwikkelingen gezorgd voor meer slimheid en efficiency bij de medewerker zelf? Waarschijnlijk zie je nog steeds dat de collega’s om je heen nog steeds heel veel kostbare tijd per dag aan documenten besteden. Of misschien herken je jezelf daar wel in.
Slimmer gebruik levert enorme besparingen op
Afhankelijk van de branche is de factor tijd die besteed wordt aan documenten een uitermate ingrijpende kostenpost. Een advocaat of notaris kan elk uur wat uitgegeven wordt aan documentcreatie immers beter inzetten voor het opstarten van een nieuwe case. Dat levert geld op, want de uurtarieven zijn over het algemeen aanzienlijk en komen vrij als je minder tijd aan aktes, voorwaarden, contracten en stukken voor de rechtbank hoeft te besteden.
De huisstijl onder druk als iedereen alles kan
Voor een andere organisatie gaat document opmaak misschien veel meer om het consequent kunnen doorvoeren van de juiste huisstijl. Dat is steeds uitdagender geworden, omdat er steeds meer applicaties en mogelijkheden bij zijn gekomen die medewerkers naar eigen inzicht zijn gaan gebruiken. Het even snel een ‘eigen nieuwsbrief’ maken of een PowerPoint presentatie met verkeerde template of foutief beeldmateriaal met ‘copy-paste’ images van het internet is waarschijnlijk niet wat je als bedrijf wilt, maar wat medewerkers wel steeds vaker aan het doen zijn.
Definieer van te voren wat je wilt
Het kan allemaal een stuk slimmer, eenvoudiger en uniformer. Daarbij leek het mij goed om drie praktische voorbeelden te geven:
Juridische stukken – verandering in wetgeving
Op heel veel juridische afdelingen worden vanwege de nieuwe AVG wetgeving opnieuw contracten en voorwaarden onder de loep genomen. Vaak opnieuw geschreven stukken tekst die snel en eenvoudig inpasbaar moeten zijn in bijvoorbeeld offertes. Daar mag je geen fouten mee maken! Wat nu als je deze tekstblokken gewoon eenvoudig kunt aanvinken en kunt inpassen waar je ze ook maar nodig hebt?
Correspondentie - uniformiteit
Ziet de brief naar de klant er hetzelfde uit als de e-mail? Als het antwoord nee is, dan is het mogelijk interessant om eens samen te onderzoeken op welke manier we een betere huisstijl over alle correspondentie kunnen garanderen. Het gaat immers om de juiste uitdraging van het merk waar je voor werkt.
Altijd op-en-top presentaties - betere kennisoverdracht
Medewerkers de keuze geven uit alles is natuurlijk een optie. Een betere keuze is om een aantal vooraf gedefinieerde templates beschikbaar te stellen. Als je dit ook nog eens combineert met een beeldbank met gewenste images/slides(dia’s) dan wordt een presentatie maken eenvoudig, maar vooral ook veel professioneler.
De ambitie van RO-iT
Gemak bieden en de werkdruk bij het personeel weg nemen als het gaat om document creatie. Als je daarin slaagt blijft er veel tijd over om nuttiger te besteden.
Ook eens in gesprek?
Ik beloof alvast dat een investering in tijd veel tijd gaat opleveren.
Ria Oskam Telefoonnummer: 033 – 461 21 11 of e-mail naar info@ro-it.nl